オフィス移転をする際にお客さんや関係者や取引している相手や会社に対してお知らせのメールを出すと思います。この時のオフィス移転のお知らせメールの出し方で注意しなければならない点があります。まずオフィス移転したことが決定したのでしたらすぐにお知らせメールは出してください。後でゆっくり出したり、遅れたりすれば向こう側も気付いたり、見たりするのにもタイムラグがありますので、相手に伝わるのが遅くなります。

そうなってしまうと書類を届けることができない、電話が繋がらない、出向いても誰もいないといったことが起こり、仕事や信頼関係に大きく影響しますので連絡はいち早く行ないましょう。オフィス移転が決定した時に早く連絡すれば良いですが、突然決まった訳ではなく、既に決定してあり準備をしているのでしたら、約3週間前ぐらいに一斉に連絡をすれば良いでしょう。この3週間というのはその他の手続きであったり、挨拶状を作ったり、引越し準備をしたりするための猶予期間でもありますので、移転が完了するまでに相手に伝われば良いので、最終的な準備の前に連絡をしておくのです。また既にオフィス移転をしてしまい連絡が取れなくなってしまう危険性があるかもしれませんので、郵便の転送サービスを活用したり、案内状やメールを出す時に新しい住所と共に古い住所も一緒に分かるように併記しておくのも良いかもしれません。

とにかく移転をする際は相手に迷惑が掛からないように早く連絡を行ない、確実に分かるようにしておくと良いでしょう。